Spickzettel: Die wichtigsten Excel 2016-Funktionen

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Einfache Freigabe mit der Desktop-Version von Excel

Im März 2016 erhielt die Desktop-Version von Excel eine Funktion namens Simple Sharing, und einige Branchenbeobachter glaubten, dass die Live-Zusammenarbeit für Excel endlich da war. Leider ist es nicht. Stattdessen können Benutzer die Freigabefunktionen, die seit Excel 2007 in der einen oder anderen Form vorhanden sind, nur noch einfacher verwenden. Die Freigabe in Excel war schon immer schwierig, und die Funktion für die einfache Freigabe in Excel 2016 macht die Dinge nicht wesentlich einfacher . Wenn Sie jedoch häufig mit anderen an Tabellenkalkulationen arbeiten, sollten Sie es ausprobieren.

Zuerst müssen Sie eine Arbeitsmappe für die Freigabe vorbereiten. (Beachten Sie, dass Sie Arbeitsmappen nicht für Excel-Tabellen freigeben können und dass die Formatierung und die Funktionen, die in einer freigegebenen Arbeitsmappe ausgeführt werden können, andere Einschränkungen aufweisen.)

Klicken Sie in der Arbeitsmappe, die Sie für andere freigeben möchten, auf der Multifunktionsleiste auf Überprüfen und dann auf Arbeitsmappe freigeben. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Bearbeiten des angezeigten Bildschirms das Kontrollkästchen neben "Änderungen von mehr als einem Benutzer gleichzeitig zulassen" Dies ermöglicht auch das Zusammenführen von Arbeitsmappen. " Wählen Sie dann auf der Registerkarte Erweitert auf dem Bildschirm aus, wie Sie Änderungen verfolgen und von anderen vorgenommene Änderungen verarbeiten möchten, z. B. wie lange der Änderungsverlauf im Dokument beibehalten werden soll. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.

Sie können jetzt die Arbeitsmappe für andere freigeben, die Änderungen anzeigen, die alle vorgenommen haben, nachdem sie vorgenommen wurden, und entscheiden, welche beibehalten und welche verworfen werden sollen. Nichts davon ist neu - alles war in früheren Versionen von Excel verfügbar. Mit Simple Sharing ist es jedoch einfacher, die Datei selbst freizugeben, da Sie sie an einem Cloud-Speicherort speichern, auf den jeder zugreifen kann, und sie dann für andere freigeben.

Um die einfache Freigabe zu verwenden, speichern Sie die Datei zunächst in einem OneDrive-, OneDrive for Business- oder SharePoint-Konto. (Dies sind die einzigen Dienste, die mit der einfachen Freigabe funktionieren.) Klicken Sie dazu auf Datei> Speichern unter und wählen Sie das entsprechende OneDrive- oder SharePoint-Konto aus.

Klicken Sie anschließend auf das Freigabesymbol in der oberen rechten Ecke der Arbeitsmappe. Das Freigabefenster wird rechts angezeigt. Der Freigabebereich ist wahrscheinlich der Grund, warum einige Leute fälschlicherweise glauben, dass Excel eine Zusammenarbeit in Echtzeit bietet, da es sich um denselben Freigabebereich handelt, den Word, PowerPoint und OneNote für die Zusammenarbeit verwenden. Der Unterschied besteht darin, dass Sie im Fall von Excel nur den Bereich verwenden können, in dem andere Personen auf das Dokument zugreifen können. Sie können dann nicht in Echtzeit zusammenarbeiten.

Geben Sie oben im Bereich "Teilen" die E-Mail-Adressen der Personen ein, für die Sie das Dokument freigeben möchten, in das Feld "Personen einladen", oder klicken Sie auf das Notizbuchsymbol, um in Ihrer Kontaktliste nach Personen zu suchen, die Sie einladen möchten. Sobald sich die Adressen der Personen im Feld befinden, wird ein Dropdown-Menü angezeigt, in dem Sie auswählen können, ob Ihre Mitarbeiter das Dokument bearbeiten oder nur anzeigen dürfen. Unter dem Dropdown-Menü können Sie auch eine Nachricht eingeben, die an die Personen gesendet wird, für die Sie das Dokument freigeben. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Teilen.

Beachten Sie, dass Sie verschiedenen Personen unterschiedliche Bearbeitungs- / Ansichtsrechte zuweisen können, jedoch nur, wenn Sie jeweils unterschiedliche E-Mails senden. In jeder einzelnen E-Mail, die Sie versenden, können Sie nur Bearbeiten oder Anzeigen auswählen. Dies gilt für alle Personen in der E-Mail. Um verschiedenen Personen unterschiedliche Berechtigungen zuzuweisen, senden Sie ihnen einzelne E-Mails, anstatt sie alle in einer einzigen E-Mail zusammenzufassen.

Eine E-Mail mit einem Link zur Datei wird an die von Ihnen angegebenen Personen gesendet. Beachten Sie, dass dies der volle Umfang der Funktionen von Simple Sharing ist. Nach dem Senden dieser E-Mail verwenden Sie dieselben Freigabefunktionen, die bereits vor der Version 2016 in Excel vorhanden waren, wie im Folgenden erläutert.

Personen, mit denen Sie die Datei teilen, müssen auf das Symbol der Datei in ihrer E-Mail klicken, um sie zu öffnen. Sie können das Arbeitsblatt durchsehen, aber wenn sie Änderungen daran vornehmen möchten, müssen sie eine Kopie davon in demselben Ordner speichern, in dem sie es geöffnet haben. Das Original selbst ist für sie schreibgeschützt.

Ihre Mitarbeiter nehmen die gewünschten Änderungen an ihrer Kopie des Arbeitsblatts vor und speichern sie. Anschließend öffnen Sie Ihr Originalarbeitsblatt und können die Änderungen in der Kopie des Arbeitsblatts mit Ihrem Originalarbeitsblatt zusammenführen. Bevor Sie dies tun können, müssen Sie jedoch die folgenden Schritte ausführen:

1. Klicken Sie auf das Symbol Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Es ist das vierte Symbol von links (ein Abwärtspfeil mit einer horizontalen Linie darüber) in der Symbolleiste für den Schnellzugriff, die sich in der oberen linken Ecke des Bildschirms befindet. Klicken Sie auf dem angezeigten Bildschirm auf Weitere Befehle.

2. Wechseln Sie auf dem angezeigten Bildschirm zum Dropdown-Feld "Befehle auswählen aus" und wählen Sie "Alle Befehle" aus.

3. Scrollen Sie durch die Liste, wählen Sie Arbeitsmappen vergleichen und zusammenführen und klicken Sie in der Mitte des Bildschirms auf die Schaltfläche Hinzufügen.

4. Klicken Sie unten auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche OK.

Das Symbol Arbeitsmappen vergleichen und zusammenführen wird jetzt in der Symbolleiste für den Schnellzugriff als Kreis angezeigt.

Klicken Sie im ursprünglichen Arbeitsblatt, das Sie freigegeben haben, auf das Symbol Arbeitsmappen vergleichen und zusammenführen. Wenn das Dialogfeld "Dateien zum Zusammenführen in die aktuelle Arbeitsmappe auswählen" angezeigt wird, klicken Sie auf die Kopie der Arbeitsmappe, die die Person erstellt hat. Klicken Sie dann auf OK. Alle Änderungen, die von der anderen Person an der Arbeitsmappe vorgenommen wurden, werden in der ursprünglichen Arbeitsmappe angezeigt und von dem identifiziert, der sie vorgenommen hat. Sie können dann entscheiden, ob die Änderungen beibehalten werden sollen.

Weitere Informationen zum Verwenden und Zusammenführen freigegebener Arbeitsmappen finden Sie unter Microsoft "Verwenden einer freigegebenen Arbeitsmappe für die Zusammenarbeit in Excel 2016 für Windows". Nur zur Erinnerung: Diese Funktion für freigegebene Arbeitsmappen ist in Excel 2016 nicht neu. Nur die Möglichkeit, die Arbeitsmappe selbst freizugeben, wurde mithilfe des Freigabebereichs geändert.

Ich finde die Freigabefunktionen in der Desktop-Version von Excel selbst bei Verwendung der einfachen Freigabe äußerst schwierig. Es ist ermutigend, dass Microsoft eine Beta-Version für die Zusammenarbeit in Echtzeit in Arbeit hat. Ich bin gespannt auf den Tag, an dem es stabil wird und für Benutzer von Excel 2016 verfügbar ist.

Vier neue Funktionen zum Auschecken

Tabellenkalkulationsprofis werden von vier neuen Funktionen in Excel 2016 begeistert sein - Schnellanalyse, Prognoseblatt, Abrufen und Transformieren und 3D-Karten.

Schnelle Analyse

Wenn Sie Daten in einer Tabelle analysieren möchten, hilft Ihnen das neue Schnellanalyse-Tool. Markieren Sie die Zellen, die Sie analysieren möchten, und bewegen Sie den Cursor in die untere rechte Ecke der markierten Zellen. Ein kleines Symbol einer Tabelle mit einem Blitz wird angezeigt. Klicken Sie darauf und Sie erhalten eine Vielzahl von Tools zur sofortigen Analyse Ihrer Daten. Mit dem Werkzeug können Sie beispielsweise die Zellen mit einem Wert markieren, der größer als eine bestimmte Zahl ist, den numerischen Durchschnitt für die ausgewählten Zellen abrufen oder ein Diagramm im laufenden Betrieb erstellen.

Prognoseblatt

Neu ist auch, dass Sie mithilfe der Funktion "Prognoseblatt" Prognosen erstellen können, die auf historischen Daten basieren. Wenn Sie beispielsweise ein Arbeitsblatt haben, in dem vergangene Buchverkäufe nach Datum angezeigt werden, kann das Prognoseblatt zukünftige Verkäufe basierend auf früheren prognostizieren.

Um die Funktion nutzen zu können, müssen Sie in einem Arbeitsblatt arbeiten, das zeitbasierte Verlaufsdaten enthält. Setzen Sie den Cursor in eine der Datenzellen, wechseln Sie in der Multifunktionsleiste zur Registerkarte Daten und wählen Sie in der Gruppe Prognose rechts das Prognoseblatt aus. Auf dem angezeigten Bildschirm können Sie verschiedene Optionen auswählen, z. B. ob ein Linien- oder Balkendiagramm erstellt werden soll und an welchem ​​Datum die Prognose enden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen. Ein neues Arbeitsblatt mit Ihren historischen und vorhergesagten Daten sowie dem Prognosediagramm wird angezeigt. (Ihr ursprüngliches Arbeitsblatt bleibt unverändert.)

Holen & transformieren

Diese Funktion ist in Excel nicht ganz neu. Früher als Power Query bekannt, wurde es als kostenloses Add-In für Excel 2013 zur Verfügung gestellt und funktionierte nur mit den PowerPivot-Funktionen in Excel Professional Plus. Die Power BI Business Intelligence-Software von Microsoft bietet ähnliche Funktionen.

Jetzt als Get & Transform bezeichnet, ist es ein Business Intelligence-Tool, mit dem Sie Daten aus einer Vielzahl lokaler und Cloud-Quellen abrufen, kombinieren und formen können. Dazu gehören Excel-Arbeitsmappen, CSV-Dateien, SQL Server und andere Datenbanken, Azure, Active Directory und viele andere. Sie können auch Daten aus öffentlichen Quellen einschließlich Wikipedia verwenden.

Sie finden die Get & Transform-Werkzeuge zusammen in einer Gruppe auf der Registerkarte Daten in der Multifunktionsleiste. Weitere Informationen zur Verwendung dieser Tools finden Sie unter Microsoft "Erste Schritte mit Get & Transform in Excel 2016".

3D-Karten

Vor Excel 2016 war Power Map ein beliebtes kostenloses 3D-Add-In für die Geodatenvisualisierung für Excel. Jetzt ist es kostenlos, in Excel 2016 integriert und wurde in 3D Maps umbenannt. Mit ihm können Sie geografische und andere Informationen auf einem 3D-Globus oder einer 3D-Karte darstellen. Sie müssen zuerst Daten haben, die für die Zuordnung geeignet sind, und diese Daten dann für 3D-Karten vorbereiten.

Diese Schritte gehen über den Rahmen dieses Artikels hinaus. Hier finden Sie jedoch Ratschläge von Microsoft zum Abrufen und Vorbereiten von Daten für 3D-Karten. Wenn Sie die Daten richtig vorbereitet haben, öffnen Sie die Tabelle und wählen Sie Einfügen> 3D-Karte> 3D-Karten öffnen. Klicken Sie dann im angezeigten Feld auf Aktivieren. Dadurch wird die 3D-Kartenfunktion aktiviert. Weitere Informationen zum Arbeiten mit Ihren Daten und zum Anpassen Ihrer Karte finden Sie im Microsoft-Lernprogramm "Erste Schritte mit 3D-Karten".

Wenn Sie keine Daten für die Zuordnung haben, sondern nur aus erster Hand sehen möchten, wie eine 3D-Karte aussieht, können Sie von Microsoft erstellte Beispieldaten herunterladen. Der hier gezeigte Screenshot stammt aus der Demo der Microsoft Dallas Utilities Seasonal Electricity Consumption Simulation. Wenn Sie die Arbeitsmappe heruntergeladen haben, öffnen Sie sie, wählen Sie Einfügen> 3D-Karte> 3D-Karten öffnen und klicken Sie auf die Karte, um sie zu starten.

Praktische Tastaturkürzel

Wenn Sie ein Fan von Tastaturkürzeln sind, ist dies eine gute Nachricht: Excel unterstützt viele davon. In der folgenden Tabelle sind die nützlichsten aufgeführt. Weitere sind auf der Office-Website von Microsoft aufgeführt.

Wenn Sie sich wirklich mit Tastaturkürzeln beschäftigen möchten, laden Sie unsere Excel 2016-Multifunktionsleisten-Kurzanleitung herunter, in der die nützlichsten Befehle auf jeder Multifunktionsleistenregisterkarte erläutert und Tastaturkürzel für jede Registerkarte bereitgestellt werden .

Nützliche Excel 2016-Tastaturkürzel

Quelle: Microsoft
SCHLÜSSELKOMBINATION AKTION
Arbeitsblattnavigation
PgUp / PgDn Bewegen Sie einen Bildschirm nach oben / unten
Alt-PgUp / Alt-PgDn Bewegen Sie einen Bildschirm nach links / rechts
Strg-PgUp / Strg-PgDn Verschieben Sie eine Arbeitsblattregisterkarte nach links / rechts
Aufwärts- / Abwärtspfeiltaste Bewegen Sie eine Zelle nach oben / unten
Tab Gehen Sie zur nächsten Zelle rechts
Shift-Tab Gehe in die Zelle links
Zuhause Gehen Sie zum Anfang einer Zeile
Strg-Home Gehen Sie zum Anfang eines Arbeitsblatts
Strg-Ende Gehen Sie zur letzten Zelle, in der sich Inhalt befindet
Strg-Pfeil nach links Gehen Sie in einer Zelle zum Wort links
Strg-Rechtspfeil Gehen Sie in einer Zelle zum Wort rechts
Strg-G oder F5 Zeigen Sie das Dialogfeld Gehe zu an
F6 Wechseln Sie zwischen dem Arbeitsblatt, der Multifunktionsleiste, dem Aufgabenbereich und den Zoom-Steuerelementen
Strg-F6 Wenn mehr als ein Arbeitsblatt geöffnet ist, wechseln Sie zum nächsten
Multifunktionsleisten-Navigation
Alt Anzeigen von Multifunktionsleistenverknüpfungen
Alt-F Gehen Sie zur Registerkarte Datei
Alt-H Gehen Sie zur Registerkarte Home
Alt-N Gehen Sie zur Registerkarte Einfügen
Alt-P Wechseln Sie zur Registerkarte Seitenlayout
Alt-M Gehen Sie zur Registerkarte Formeln
Alt-A Gehen Sie zur Registerkarte Daten
Alt-R Gehen Sie zur Registerkarte Überprüfen
Alt-W Gehen Sie zur Registerkarte Ansicht
Alt-Q Setzen Sie den Cursor in das Feld "Tell Me"
Alt-JC Wechseln Sie zur Registerkarte Diagrammwerkzeuge / Design, wenn sich der Cursor auf einem Diagramm befindet
Alt-JA Wechseln Sie zur Registerkarte Diagrammtools / Format, wenn sich der Cursor auf einem Diagramm befindet
Alt-JT Wechseln Sie zur Registerkarte Tabellentools / Design, wenn sich der Cursor auf einer Tabelle befindet
Alt-JP Wechseln Sie zur Registerkarte Bildwerkzeuge / Format, wenn sich der Cursor auf einem Bild befindet
Alt-JI Gehen Sie zur Registerkarte Zeichnen (falls verfügbar).
Alt-B Wechseln Sie zur Registerkarte Power Pivot (falls verfügbar).
Mit Daten arbeiten
Umschalt-Leertaste Wählen Sie eine Zeile aus
Strg-Leertaste Wählen Sie eine Spalte aus
Strg-A oder Strg-Umschalt-Leertaste Wählen Sie ein gesamtes Arbeitsblatt aus
Umschalttaste Erweitern Sie die Auswahl um eine einzelne Zelle
Shift-PgDn / Shift-PgUp Erweitern Sie die Auswahl um einen Bildschirm nach unten / um einen Bildschirm nach oben
Schicht nach Hause Erweitern Sie die Auswahl bis zum Zeilenanfang
Strg-Umschalt-Startseite Erweitern Sie die Auswahl bis zum Anfang des Arbeitsblatts
Strg-C Kopieren Sie den Inhalt der Zelle in die Zwischenablage
Strg-X Kopieren und Löschen des Zelleninhalts
Strg-V Einfügen aus der Zwischenablage in eine Zelle
Strg-Alt-V Zeigen Sie das Dialogfeld Inhalte einfügen an
Eingeben Beenden Sie die Eingabe der Daten in einer Zelle und wechseln Sie zur nächsten Zelle nach unten
Umschalt-Enter Beenden Sie die Eingabe der Daten in eine Zelle und wechseln Sie zur nächsten Zelle
Esc Brechen Sie Ihren Eintrag in einer Zelle ab
Strg-; Geben Sie das aktuelle Datum ein
Strg-Umschalt-; Geben Sie die aktuelle Uhrzeit ein
Strg-T oder Strg-L Zeigen Sie das Dialogfeld Tabelle erstellen an
Strg-Ende Bewegen Sie den Cursor in der Formelleiste an das Ende des Textes
Strg-Umschalt-Ende Wählen Sie in der Formelleiste den gesamten Text vom Cursor bis zum Ende aus.
Alt-F8 Erstellen, Ausführen, Bearbeiten oder Löschen eines Makros
Formatieren von Zellen und Daten
Strg-1 Zeigen Sie das Dialogfeld Zellen formatieren an
Alt- ' Zeigen Sie das Dialogfeld Stil an
Strg-Umschalt- & Wenden Sie einen Rahmen auf eine Zelle oder Auswahl an
Strg-Umschalt-_ Entfernen Sie einen Rand aus einer Zelle oder Auswahl
Strg-Umschalt- $ Wenden Sie das Währungsformat mit zwei Dezimalstellen an
Strg-Umschalt- ~ Wenden Sie das Zahlenformat an
Strg-Umschalt-% Wenden Sie das Prozentformat ohne Dezimalstellen an
Strg-Umschalt- # Wenden Sie das Datumsformat mit Tag, Monat und Jahr an
Strg-Umschalt- @ Wenden Sie das Zeitformat im 12-Stunden-Format an
Strg-K Fügen Sie einen Hyperlink ein
Strg-Q Zeigen Sie Optionen für die Schnellanalyse für ausgewählte Zellen an, die Daten enthalten
Arbeiten mit Formeln
= Beginnen Sie eine Formel
Alt- = Fügen Sie eine AutoSum-Funktion ein
Umschalt-F3 Fügen Sie eine Funktion ein
Strg-` Wechseln Sie zwischen der Anzeige von Formeln und Zellenwerten
Strg- ' Kopieren Sie die Formel aus der obigen Zelle und fügen Sie sie in die aktuelle ein
F9 Berechnen Sie alle Arbeitsblätter in allen geöffneten Arbeitsmappen
Umschalt-F9 Berechnen Sie das aktuelle Arbeitsblatt
Strg-Umschalt-U Erweitern oder reduzieren Sie die Formelleiste
Andere nützliche Verknüpfungen
Strg-N Erstellen Sie eine neue Arbeitsmappe
Strg-O Öffnen Sie eine Arbeitsmappe
Strg-S Speichern Sie eine Arbeitsmappe
Strg-W Schließen Sie eine Arbeitsmappe
Strg-P Drucken Sie eine Arbeitsmappe
Strg-F Zeigen Sie das Dialogfeld Suchen und Ersetzen an
Strg-Z Machen Sie die letzte Aktion rückgängig
Strg-Y Wiederholen Sie die letzte Aktion
Shift-F2 Fügen Sie einen Zellenkommentar ein oder bearbeiten Sie ihn
Strg-Umschalt-O Wählen Sie alle Zellen aus, die Kommentare enthalten
Strg-9 Ausgewählte Zeilen ausblenden
Strg-Umschalt- ( Versteckte Zeilen in einer Auswahl einblenden
Strg-0 Ausgewählte Spalten ausblenden
Strg-Umschalt-) Versteckte Spalten in einer Auswahl einblenden
F7 Rechtschreibprüfung des aktiven Arbeitsblatts oder des ausgewählten Bereichs

Bereit, tiefer in Excel einzutauchen? Lesen Sie unsere "11 Excel-Tipps für Hauptbenutzer".

Diese Geschichte "Spickzettel: Die wichtigsten Excel 2016-Funktionen" wurde ursprünglich von Computerworld veröffentlicht.